Joillakin on erillinen huone, joka on varustettu asianmukaisilla toimistohuonekaluilla, kuten säädettävällä työpöydällä ja työtuolilla. Toiset taas työskentelevät keittiönpöydän ääressä, olohuoneessa tai jossain muussa huonommin työntekoon soveltuvassa tilassa. Tämä voi olla haastavaa ergonomian kannalta, varsinkin silloin kun tarvittaisiin soveltuva ympäristö videoneuvotteluja varten.
Kun matkustaminen ja ihmisten tapaaminen fyysisesti ei ole ollut mahdollista, videoneuvotteluista on tullut tärkeä osa työtä. Asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota videokokousten suunnittelussa, ovat asianmukainen pukeutuminen, kameran sijoitus, sopiva tausta ja tietysti oikeanlainen valaistus.
Muista valita neutraali, siisti tausta ja vältä istumista ikkuna takanasi, koska kirkas päivänvalo luo tummia varjoja kasvoillesi. Videoneuvottelussa käytettävä kamera ei näytä yksityiskohtia halutulla tavalla, mikäli tilan valaistus ei ole oikeanlainen. Valonlähteen tulisi valaista kasvosi kameran takaa, jotta ilmeesi näkyvät selvästi. Työpöytävalaisin on erinomainen ratkaisu tämän saavuttamiseksi, ja se tuo tarvittavan lisävalon myös muun tyyppisissä kotitoimistotöissä.